Executive and Office Assistant


Sie wollen eine in ihrem Feld führende, schnell wachsende Beratungsfirma, mit >20 hochtalentierten BeraterInnen, in allen Aspekten der Company Operations unterstützen, mit nach vorne entwickeln und dabei einen sinnstiftenden Beitrag zur globalen Entwicklungsarbeit leisten?


Sie sind ein handlungssicherer Allrounder, mit starkem Organisationstalent und möchten gezielt Verantwortung in allen Bereichen des Büromanagements übernehmen? Sie sind erfahren in der Geschäftsführungsassistenz, serviceorientiert und kommunizieren kompetent in deutscher und englischer Sprache?


Dann sind Sie bei uns richtig! SEEK Development besetzt ab September 2020 die Position der Geschäftsführungs- und Büroassistenz.


SEEK Development, Strategic and Organizational Consultants ist eine wachsende Strategie-, Politik- und Organisationsberatung in der internationalen Entwicklungszusammenarbeit. Unser Ziel ist es, zusammen mit unseren Klienten, komplexe globale Herausforderungen der Entwicklungszusammenarbeit zu bearbeiten und globale Entwicklung aktiv zu gestalten. Mit Erfahrung und Leidenschaft unterstützen wir internationale Organisationen, Regierungen, Nichtregierungsorganisationen sowie Stiftungen und Unternehmen dabei, ihre Wirkung zu erhöhen und nachhaltige Ergebnisse zu erzielen.


Unsere Klienten sind führende Organisationen des Entwicklungssektors, u.a. die Bill & Melinda Gates Stiftung, die Weltgesundheitsorganisation, der Globale Fonds zur Bekämpfung zu Aids, Tuberkulose und Malaria, die Globale Bildungspartnerschaft bei der Weltbank, Save the Children, Plan International und viele weitere. Mehr Informationen zu uns finden Sie unter www.seekdevelopment.org.


Ihre Aufgaben


Geschäftsführungsassistenz / Executive Assistant

  • Planung, Vorbereitung und Koordination von Terminen und Reisen (Flugbuchungen über Reisebüro, Reisekostenabrechnungen) sowie Spesenbearbeitung für die Geschäftsführerin
  • Kalender Management der Geschäftsführerin
  • Beantwortung schriftlicher und mündlicher Anfragen von Kunden
  • Anlassbezogene Assistenzfunktionen

Büroorganisation / Office Management

  • Management des Büros, Verwaltung unserer Räumlichkeiten und Infrastruktur
  • Einkaufs- und Vertragsmanagement für Lieferanten
  • Zusammenarbeit mit externem IT-Dienstleister, IT Planung und Team Support
  • Mithilfe bei der Einführung digitaler Tools zur Verwaltung
  • Personaladministration
  • Vertragsadministration für Neu- und Bestandsverträge
  • Administration der HR Software
  • Unterstützung des Recruiting-Prozesses und Onboarding Prozesses (inkl. Handbuch)
  • Vorbereitung von Team Events / Ansprechpartner des Teams
  • Mithilfe bei themenbezogenen ad hoc Projekten
  • Arbeits- und Gesundheitsschutz
  • Sicherheitsbeauftragte(r) (Kurs kann absolviert werden)


Ihr Profil

  • Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbarer Abschluss;
  • Berufserfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich und ein ausgeprägtes Organisationstalent, idealerweise in einem internationalen Umfeld;
  • Routinierter Umgang mit moderner Büroorganisation und entsprechenden Anwenderprogrammen;
  • Sichere mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten auf Englisch und Deutsch;
  • Teamplayer mit „Can do“ Einstellung und Fähigkeit zum eigenständigen, strukturierten und sorgfältigen Arbeiten;
  • Gelassenheit und Lösungsorientierung in stressigen Situationen;
  • Schnelle Auffassungsgabe und ausgeprägte Serviceorientierung.


Warum SEEK


Bei SEEK finden Sie:

  • Ein sinnstiftendes, hochprofessionelles Umfeld in der internationalen Entwicklungszusammenarbeit;
  • Eine stark werte-orientierte Beratung, mit außergewöhnlich engagierten und erfolgreichen KollegInnen;
  • Eine von starkem Teamgeist, sozialer Verantwortung und flachen Hierarchien geprägte Arbeitsatmosphäre;
  • Die Möglichkeit, viel Eigeninitiative und -verantwortung in einem wachsenden, international agierenden Beratungsunternehmen zu übernehmen;
  • Ein abwechslungsreiches und herausforderndes Aufgabenspektrum mit viel Gestaltungsspielraum;
  • Unterstützung bei Ihrer professionellen und persönlichen Entwicklung, denn wir stehen für nachhaltige Entwicklung, innovatives Wachstum und unternehmerisches Handeln;
  • Eine attraktive Vergütung im sozialen Sektor und ein schönes Arbeitsumfeld, in einem Loft in Berlin.

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen. Bitte schicken Sie uns diese als PDF per Email, unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und Ihres frühestmöglichen Einstiegstermins, an recruiting@seekdevelopment.org und verwenden Sie als Betreff „Bewerbung: Executive and Office Assistant“. Bewerbungen werden direkt nach Eingang laufend bearbeitet.